مهم‌ترین نکات برای خرید لوازم تحریر ادارات و دفاتر کاری چیست؟

لوازم تحریر اداری از ضروریات هر اداره یا کسب و کاری است. این لوازم شامل هر کالایی مانند دفتر یادداشت، کاغذ و کارت ویزیت یا ابزارهایی می‌شود که افراد برای نوشتن به آن‌ها نیاز دارند. اگرچه در عصر دیجیتال و ظهور تلفن‌های هوشمند و لپ‌تاپ، استفاده از انواع لوازم تحریر کاهش شدیدی داشته، اما بسیاری از این لوازم هنوز برای بهبود کارایی و اثربخشی در کارهای اداری روزانه چه در ادارات بزرگ و چه در ادارات کوچک استفاده می‌شوند.

هنگام تهیه لوازم تحریر اداری باید به نکات زیادی مانند قیمت، کیفیت و کمیت آن‌ها توجه کرد. توجه به ماندگاری و زمان اتمام لوازم تحریر نیز یک مورد قابل توجه است زیرا بدون شک، دوست ندارید که مدام اقلام جدید تهیه کنید. نگاهی به سیاست‌ها و مقرراتی که اداره یا شرکت شما در رابطه با تدارکات دارد نیز مهم است. در این مطلب به بیان نکات مهم و کاربردی برای خرید لوازم تحریر ادارات می‌پردازیم.

لوازم تحریر ضروری برای ادارات

هر اداره از برخی از لوازم تحریر ضروری مانند فایل، پوشه، دفتر پلنر یا برنامه‌ریزی، خودکار، مداد، تراش، کاغذ، کارت ویزیت و استیکرهای کاغذی استفاده می‌کند. به عنوان مثال، یک مؤسسه‌ی آموزشی اساساً به لوازمی مانند دفترچه یادداشت، دفتر طراحی، کاغذ شطرنجی، جعبه ابزار هندسی، کاغذ گراف، چسب، کیف مدرسه، کاغذهای خط‌دار و دفتر ثبت نیاز دارد.

در این مورد، درک تفاوت بین لوازم تحریر و لوازم اداری مهم است. لوازم اداری شامل همه‌ی اقلام مانند کامپیوتر، میز و صندلی، مبلمان، ماشین‌های اداری، دستگاه فتوکپی، کاغذ خردکن، دستگاه فکس و چاپگر می‌شود که برای انجام بدون مشکل کار اداری مورد نیاز هستند. در مقابل، لوازم تحریر اغلب شامل کالاهای مصرفی است که برای انجام کارهای روزمره مورد نیاز هستند و در مقایسه با لوازم اداری معمولاً قیمت کمتری دارند. به عبارت بهتر، لوازم اداری شامل لوازم تحریر اداری نیز می‌شود. با توجه به ماهیت کار سازمانی، انواع مختلفی از لوازم تحریر در یک اداره استفاده می‌شود اما برخی از لوازم تحریر ضروری که باید در فضاهای اداری وجود داشته باشند چیست؟

کاغذ

کاغذ بدون شک یکی از ضروریات اداری است که همیشه در فهرست لوازم تحریر ضروری در یک دفتر قرار دارد. کاغذ برای چاپ اسناد یا نوشتن یادداشت یا هر کار دیگری در ادارات یک کالای ضروری غیرقابل جایگزین به شمار می‌رود.

یک نوع کاغذ مورد نیاز برای ادارات کاغذ پرینتر است. کاغذ پرینتر به طور ویژه در سایز A4 باید در هر اداره‌ای وجود داشته باشد. بنابراین، مطئن شوید که از کاغذ با کیفیت بالا برای رفع نیازهای چاپ و پرینت سازمان خود و برای اسناد، گزارش‌ها، تبلیغات و مواردی نظیر آن استفاده می‌کنید. بهتر است کاغذ را از تأمین‌کنندگان تجهیزات اداری که ممکن است تجهیزات را با قیمت‌های ارزان‌تر و به صورت عمده ارائه دهند، تهیه کنید.

ملزومات نوشتاری

هر اداره به انواع مختلف و متنوعی از اقلام نوشتاری نیاز دارد. ابزارهای نوشتاری مانند خودکار، مداد و مارکر، لوازم اداری اولیه و ضروری برای نوشتن، تفکر روی کاغذ و برقراری ارتباط هستند. لوازم نوشتن مقرون به صرفه اما با کیفیت، مرغوب و خوش‌دست را انتخاب کنید زیرا این کار نوشتن را سریع‌تر می‌کند.

نوت‌بوک و دفترچه یادداشت

داشتن تعدادی نوت‌بوک و دفترچه یادداشت برای نوشتن یادداشت‌های فوری، پیاده‌سازی مفاهیم، ​​یادداشت‌های جلسه یا طرح کلی پروژه‌ها ضروری است. دفتر یادداشت‌ در سایزها و طرح‌های مختلف برای پاسخگویی به نیازهای مشاغل مختلف به فروش می‌رسد. یک فروشگاه لوازم تحریر یا لوازم اداری همیشه محصولات مشابه و متنوع بسیاری را برای پاسخگویی به هر سلیقه‌ای ارائه می‌دهد.

منگنه

ادارات معمولاً به دو نوع منگنه نیاز دارند. منگنه‌ی معمولی که همه‌ی ما با آن آشنا هستیم و منگنه‌ی سنگین. منگنه‌های معمولی فقط می‌توانند از بین ۴ تا ۵ تکه کاغذ بدون گیر کردن عبور کرده و برای کارهای روزمره مفید هستند. البته، اگر قصد منگنه کردن هم‌زمان تعداد زیادی کاغذ دارید، حتماً به منگنه‌ی سنگین نیاز خواهید داشت.

دستگاه پانچ

بسیاری از دفاتر هنوز اسناد مهم را در کلاسورها ثبت می‌کنند. تنها راه برای قرار دادن کاغذ در کلاسور و ایجاد سوراخ‌های ثابت در مقادیر زیاد، استفاده از دستگاه پانچ است.

دستگاه برش‌دهنده‌ی کاغذ (دستگاه کاتر)

زمان استفاده از قیچی ساده یا خط کش برای برش کاغذ گذشته است. این کار نه تنها باعث ایجاد لبه‌های ناهموار در کاغذ می‌شود، بلکه زمان زیادی را برای درست کردن برش کاغذها تلف خواهد کرد. یک دستگاه کاتر رومیزی این کار را برای شما راحت می‌کند.

ماژیک و وایت برد

کار تیمی پایه و اساس ایجاد یک محیط کاری سالم است. وجود وایت برد، کارمندان را تشویق می‌کند تا ایده‌هایی را مطرح کرده و در کنار هم کار کنند تا در نهایت به رشد شرکت بینجامد. این ابزارها در عین حال برای برنامه‌ریزی و تعیین اهداف نیز به کار می‌روند.

فایل و پوشه

یک اداره برای مدیریت سوابق به انواع مختلفی از فایل‌ها و پوشه‌ها نیاز دارد.

ماشین حساب

ماشین حساب در یک دفتر برای انجام محاسبات سریع و دقیق به کار می‌رود.

سایر لوازم تحریر

معمولاً اقلام دیگری مانند قیچی، چسب، گیره‌ی کاغذ، جای خودکار، پد تمبر، نامه بازکن و کاتر نیز برای کارهای معمول اداری استفاده می‌شوند.

انتخاب لوازم تحریر

در انتخاب لوازم تحریر باید به کیفیت و کمیت آن توجه کرد. در این میان باید دو عامل مهم را در نظر داشت. یکی از این موارد، ماهیت کسب و کار شما یعنی نوع کاری که در اداره انجام می‌شود، است. مورد بعدی موقعیت مالی اداره است. بهترین کار خرید لوازم تحریر به صورت عمده است. تا آنجا که ممکن است نیز باید محصولات مارک‌دار انتخاب شوند زیرا در دراز مدت مقرون به صرفه هستند. بنابراین برای اطمینان از کیفیت خوب لوازم تحریر با قیمت مقرون به صرفه باید تلاش و زمان زیادی صرف شود.

هنگام انتخاب لوازم تحریر برای اسناد آرشیو اداری که باید برای مدت طولانی و به دور از اثرات هوازدگی نگهداری شوند، دقت بیشتری لازم است. بنابراین، کاغذها، فایل‌ها، پوشه‌ها و لوازم تحریری مانند آن باید از کیفیت بالایی برخوردار باشند تا اطلاعات مهم شما سالم و دست نخورده باقی بماند. بنابراین، این لوازم نیاز به انتخاب زیرکانه و هوشمندانه دارد. در انتخاب لوازم تحریر اداری معمولاً عوامل زیر در نظر گرفته می‌شود:

مقرون به صرفه بودن: مدیر اداره باید مراقب بودجه باشد و لوازم تحریر را با قیمت مناسب و رقابتی تهیه کند.

کارایی: تأمین دقیق و مناسب لوازم تحریر کارمندان اداری را در انجام کار به طور موثر و کارآمد کمک می‌کند.

دوام: دوام و ماندگاری لوازم را نباید فدای صرفه‌جویی در قیمت‌ها کرد. لوازم تحریری که برای درج سوابق و بایگانی به کار رفته و در سال‌های آینده مورد استفاده قرار می‌گیرند، باید ماندگاری بالایی داشته باشند.

کیفیت: تا آنجا که ممکن است برای کارهای اداری باید از لوازم تحریر خوب و دارای مارک معتبر استفاده شود زیرا این کار باعث افزایش وجهه‌ی اداره یا شرکت می‌شود.

۷ مورد از نکات مهم و کاربردی برای خرید لوازم تحریر ادارات

لوازم تحریر اداری از ضروریات هر کسب و کاری به شمار می‌رود. هرچند تهیه این لوازم ممکن است باعث هزینه‌تراشی برای اداره شود، اما معمولاً زمانی که لوازم تحریری تمام شود یا کارایی خود را از دست بدهد، خواهید فهمید که صرف هزینه برای آن مهم است.

الزامات شما چیست؟

در ابتدا باید به این فکر کنید که دقیقاً به چه چیزی نیاز دارید. لیستی از تمام موارد مورد نیاز خود تهیه کرده و پس از آن، بهترین گزینه‌ها را برای هر مورد جستجو کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا روی هر چیزی که نیاز دارید متمرکز شوید. آپدیت کردن لیست لوازم تحریری که می‌خرید، روند کار شما را در آینده سریع‌تر می‌کند.

خرید محصولات تخصصی اداره

یکی از مواردی که هنگام فهرست کردن نیازهای خود باید به آن توجه داشته باشید این است که اداره‌ی شما به چه نوع محصولات تخصصی نیاز دارد. به عنوان مثال، اگر در صنایع غذایی کار می‌کنید، باید اطمینان حاصل کنید که ظروفی که برای نگهداری مواد غذایی خریداری می‌کنید مطابق با استانداردهای صنایع غذایی هستند. به همین ترتیب، اگر در زمینه‌ی پزشکی یا آزمایشگاه کار می‌کنید، باید مطمئن شوید که تجهیزات درستی دارید که می‌تواند هر چیزی از میکروسکوپ‌های قدرتمند گرفته تا برچسب‌های آزمایشگاهی باشد. هرگونه تجهیزات تخصصی باید از تأمین‌کنندگانی تهیه شود که در تولید آن محصولات خاص خبره هستند.

انتخاب فروشنده‌ی مناسب

همه‌ی فروشگاه‌های لوازم تحریر یکسان نیستند. البته، خرید از فروشگاه‌های محلی لوازم تحریر نیز یک گزینه مناسب به شمار می‌رود. چند مورد را با یکدیگر مقایسه کنید و ببینید محصولات کدام‌یک ارزش پولی که خرج می‌کنید را دارند. مواردی مانند زمان تحویل، حداقل مقادیر سفارش و سهولت سفارش مجدد را نیز در نظر بگیرید. همچنین بررسی کنید که آیا این فروشگاه‌ها برنامه‌های وفاداری مشتری یا تخفیف برای سفارش‌های عمده و بزرگتر نیز ارائه می‌دهند یا خیر.

مذاکره با فروشنده

یکی از نکاتی که در بازار لوازم تحریر وجود دارد، رقابتی بودن آن است، به این معنی که همیشه انتخاب‌های زیادی برای خریدار وجود دارد. برای انجام بهترین معاملات ممکن با فروشندگان، سعی کنید با آن‌ها مذاکره داشته باشید. این مذاکره می‌تواند شامل درخواست تخفیف‌های عمده یا درخواست پرداخت طولانی‌مدت هزینه‌ها باشد.

کیفیت را در نظر بگیرید

هنگام تهیه‌ی لوازم تحریر اداری باید به کیفیت این محصولات نیز فکر کنید. هرچند ممکن است انتخاب ارزان‌ترین گزینه، وسوسه‌انگیز باشد، اما شاید این گزینه در دراز مدت، مقرون به صرفه‌ نباشد. اقلام ارزان‌تر اغلب دوام زیادی ندارند و نیاز به تعویض مکرر دارند. انتخاب کالای ارزان و بی‌کیفیت ممکن است در نهایت برای شما هزینه‌ی بیشتری داشته باشد. هنگام خرید لوازم تحریر اداری، رعایت تعادل بین معیارهای کیفیت و قیمت بسیار مهم است.

قیمت‌ها را مقایسه کنید

هنگامی که تمام موارد فوق را در نظر گرفتید، زمان آن رسیده که شروع به مقایسه‌ی قیمت‌ها کنید. به یاد داشته باشید که هنگام بررسی قیمت‌ها نه فقط به هزینه‌ی کالا بلکه به نمای کلی آن نیز فکر کنید. هنگام مقایسه‌ی قیمت‌ها باید هزینه‌ی کل را در نظر بگیرید. این امر شامل مواردی مانند هزینه‌های تحویل و حداقل مقادیر سفارش می‌شود. هنگامی که چند گزینه‌ی خوب را پیدا کردید، همیشه ارزش دارد تخفیف یا تبلیغاتی را که می‌تواند اعمال شود بررسی کنید.

همچنین باید قبل از خرید، سیاست بازگشت کالای فروشگاه مورد نظر را بررسی کنید. بیشتر فروشگاه‌ها سیاست  بازگشت کالا دارند که می‌توانید اقلام را در صورتی که مناسب نبودند، به آن‌ها عودت دهید.

دید وسیع‌تری داشته باشید

اگر نتوانستید از طریق تأمین‌کنندگانی که از قبل در نظر داشتید محصول مناسب یا قیمت قابل کنترلی پیدا کنید، به گزینه‌های جایگزین فکر کنید. گاهی اوقات می‌توان لوازم تحریر را از جاهای دیگر به غیر از فروشگاه نیز تهیه کرد. برای مثال، محصولات کاغذی بازیافتی ممکن است در یک مرکز بازیافت محلی در دسترس باشند.

شاید کالای مورد نیاز شما فقط در فروشگاه لوازم تحریر یا تجهیزات اداری موجود نباشد. به عنوان مثال، دفتر، کاغذ و سایر لوازم تحریر معمولاً در برخی کتابفروشی‌ها نیز یافت می‌شود. ممکن است فروشنده‌هایی را از طریق اینترنت یا سایت‌های نیازمندی‌ها پیدا کنید که مایلند لوازم تحریر اداری را که دیگر نیازی ندارند بفروشند.

کلام آخر

لوازم تحریر به عنوان یکی از ابزارهای اساسی، نقش مهمی در انجام امور اداری روزمره در هر سازمان ایفا می‌کند. خرید لوازم تحریر به صورت کارآمد نیازمند برنامه‌ریزی مدبرانه و اجرای استراتژیک آن برنامه است. با پیروی از نکاتی که ذکر شد، می‌توانید خرید لوازم تحریر را بهبود بخشیده، هزینه‌ها را کاهش دهید و اداره‌ای مجهز داشته باشید که همیشه مشتاق بهره‌وری و رشد بیشتر خواهد بود.

منابع: business.amazon , snap , fitg , mikirei